Creación de
presentaciones efectivas
Una práctica bastante extendida a la hora de ponerse a realizar una
presentación es directamente encender nuestro ordenador y empezar a elaborar
diapositivas. Aunque esto puede funcionar para presentaciones muy cortas es
claramente ineficiente en la mayoría de los casos. Esto es así porque al bien
poco de haber empezado la tarea empezaremos a lidiar con cuestiones como “Que
fuente de letra utilizo” o “Qué color pongo de fondo” en lugar
de ocuparnos de temas más importantes como qué temas va a incluir el contenido
y cómo estructurarlos. Así que es interesante reflexionar antes de
empezar actuar.
Antes de empezar una presentación a ciegas o de perdernos en detalles
superfluos merece la pena dedicar un tiempo a reflexionar sobre nuestra tarea.
Realizando las
preguntas adecuadas
Para analizar la tarea de realizar una presentación es importante
centrarse de entrada en los aspectos claves y dejar el resto para más adelante.
Está claro que preguntarse por el tipo de fuente a utilizar o el color de fondo
son aspectos a tener en cuenta pero no son preguntas clave. Ahora bien, vamos a
romper un mito sobre una pregunta que muchas veces es considerada clave a la
hora de abordar una presentación y NO lo es:
¿Cuántas diapositivas debe tener la presentación?
Que una presentación sea exitosa no es una cuestión de cantidad sino de
calidad, existen grandes presentaciones de 15 minutos con más de 100
diapositivas y otras de una hora sin ninguna diapositiva. A modo de ejemplo en
el siguiente video se puede ver una presentación sobre identidad digital de
infinidad de diapositivas que no dura más de 15 minutos que aunque está en
inglés resulta muy visual:
Una vez tenemos claro cuales NO son las preguntas adecuadas vamos a
centrarnos en las que SI lo son.
¿Cuál es la
motivación y objetivo de la presentación?
No es lo mismo tener que presentar un
tema teórico en el marco de una asignatura que los resultados de un trabajo
práctico. En el primer caso puede ser interesante, por ejemplo, acompañar la
presentación con un dossier con los detalles de las fórmulas u otros contenidos
que no son aptos para diapositivas mientras que en el segundo podemos
encontrar buenos aliados en los diagramas y los gráficos. En ambos casos el
objetivo es distinto y ello va a marcar el tipo de presentación, por ello es
importante saber antes de nada cuál es nuestro objetivo.
¿Cuál es el mensaje
central?
La respuesta a la pregunta anterior nos enfoca para responder a esta
pregunta que es una de las primordiales. Formulada de otra manera vendría a
ser:
¿Si tu audiencia solo fuera capaz de recordar una idea de la
presentación cuál tendría que ser?
Hoy en día todos recibimos una cantidad de información abrumadora de la
que solo procesamos una parte muy reducida así que nos podemos dar por
satisfechos si conseguimos que el público sea capaz de recordar una idea de la
presentación. Esa idea evidentemente debe representar la esencia de lo que
queremos decir y debe ser el mensaje central sobre el que girará nuestra
presentación.
Por ejemplo si estamos realizando una
presentación sobre la teoría de la relatividad podemos contar muchas cosas, dar
ejemplos, hablar sobre la vida de Einstein… Pero donde tenemos que centrar
esfuerzos es en que la gente recuerde lo de E=mc2 y que
entienda su significado
¿De cuánto tiempo
disponemos?
Tal como comentábamos, el número de diapositivas que debe tener la
presentación no es la cuestión, lo que sí hay que tener en cuenta de cara a
limitar la extensión de nuestra exposición es el tiempo que tenemos asignado
para la misma.
A la hora de calcular el tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos ajustamos al tiempo del que disponemos.
A la hora de calcular el tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos ajustamos al tiempo del que disponemos.
Si tenemos que realizar una
presentación de larga duración debemos entonces procurar cada cierto tiempo
incluir elementos que rompan la monotonía, como interactuar con el público,
contar una anécdota, algún toque de humor…
¿Quién es nuestra audiencia?
Está claro que hablamos de forma diferente según a quien nos dirigimos,
pues sucede algo parecido a la hora de realizar una presentación.
El tono y estilo de una presentación va a ser muy diferente si está
realizada por un profesor para sus alumnos, o si se trata de un alumno que
presenta ante un tribunal de profesores o si la presentación es entre
compañeros de clase.
Así pues saber quién es nuestra audiencia nos ayuda a perfilar el estilo
de la presentación pudiéndola hacer más o menos informal, añadir puntos de
humor que conecten con la audiencia etc.
¿Qué información hay que incluir?
Normalmente acostumbramos a incluir en la presentación TODA la
información que se va a exponer lo cual es un error porque, si ya está toda la información,
¿cuál es el valor añadido del orador más allá de leer el texto de las
diapositivas?
Muchas veces menos es más, y está demostrado que los elementos
superfluos que no aportan información solo sirven para desviar la atención. Así
que plantea mejor la pregunta de esta manera:
¿Qué información se puede omitir?
Hay que recordar que las diapositivas son un soporte visual que pueden
combinarse con otros elementos como el uso de pizarras o repartir fotocopias
con desarrollos de fórmulas…
Antes de empezar el
viaje es mejor planificar el recorrido
Una vez contestadas las preguntas clave probablemente ya habrás
imaginado un primer esbozo de cómo va a ser la presentación y en la cabeza te
hiervan un montón de ideas para incluir en las diapositivas. Llegados a este
punto se sienten unas ganas irrefrenables de abrir nuestro programa de hacer
presentaciones y ponernos manos a la obra pero aún no es el momento adecuado.
Antes de empezar a elaborar diapositivas es necesario tener un esbozo de
cómo va a ser la presentación y es mucho más práctico hacerlo en lápiz y papel
porque es más sencillo ir tachando y añadiendo elementos. Si nos ponemos a
hacer diapositivas sin el esbozo es muy fácil perderse en los detalles de ideas
sueltas sin tener un guión general que las orqueste, por tanto:
AÚN NO ENCIENDAS LA COMPUTADORA
Redacta una lista
con ideas candidatas
Las ideas igual que vienen se marchan así que empieza por redactar todas
aquellas ideas que se te han ido ocurriendo y que podrían ser incluidas en la presentación.
De hecho este proceso es bueno empezarlo en la fase de reflexión inicial ya que
a medida que vayas realizando las preguntas clave te irán surgiendo muchas
ideas. Simplemente apúntalas sin juzgarlas, ya realizarás la criba más
adelante.
Una vez tengas una lista bien nutrida de ideas, dedica un tiempo a
ordenarlas y categorizarlas y empieza a filtrar las que no te parezcan
adecuadas. Puedes usar diferentes herramientas para este proceso desde un
folio, con lápiz y goma de borrar hasta post-its y una pizarra o pared. Los
post-its son muy interesantes para este proceso porque permiten ir moviendo y
agrupando las ideas de un lado para otro de forma rápida y nos dan una
perspectiva panorámica de todos los elementos.
Si te sientes más cómodo puedes usar
el ordenador pero rápidamente comprobarás que no es la herramienta más
eficiente para este menester. Puedes aplicar cualquier método que conozcas para
optimizar el proceso de generación y categorización de ideas como realizar
un brainstorming, mapas mentales u otras técnicas de
creatividad.
Fase de Diseño
"El diseño es el
alma de una creación que expresa en sí mismo la esencia de lo creado"
Steve Jobs
Tal como indica Steve Jobs (que es uno de los grandes gurús en esto de
realizar presentaciones) el diseño es una de las partes más importantes porque
determina como va a percibir el mensaje nuestra audiencia. Desgraciadamente es
una de las partes más descuidadas.
Estamos acostumbrados a crear las
presentaciones como una concatenación de diapositivas que siguen el patrón de
alguna plantilla “prefabricada” y que contienen cantidades excesivas de texto
estructurado en “bulletpoints”. Para intentar arreglar el entuerto de vez
en cuando las adornamos con algún gráfico y clipart lo cual aun las hace más
recargadas.
Si queremos hacer que nuestras
presentaciones sean memorables tenemos que ser capaces de romper este cliché.
Elaboremospresentaciones que marquen la
diferencia y que sean capaces de sorprender e inspirar a la audiencia en lugar
de ser monótonas y aburridas.
Si antes teníamos que interpretar el papel de un director de cine para
crear un StoryBoard ahora pongámonos en la piel de un diseñador para abordar
esta fase de la aventura.
Usar la
presentación como soporte visual, no de texto
Uno de los errores más comunes en las presentaciones es que no
entendemos la finalidad de la herramienta que estamos utilizando. A menudo
utilizamos la presentación como un soporte de texto que en los peores casos se
usa como teleprompter lo cual es garantía de aburrimiento. En realidad las
diapositivas son solo un soporte visual, el alma de la presentación es y debe
ser el orador.
La presentación está destinada a
la audiencia no al orador
La mayoría diseñamos la presentación para que contenga un resumen de las
ideas ( o en el peor de los casos las ideas sin resumir ) que vamos a ir
explicando y así nos sirve de guión para no perdernos. Esto es muy útil para el
orador, pero ¿es necesario que toda la audiencia vea tu chuleta? Si necesitas
notas para no perderte, úsalas, pero sin mostrarlas a todo el mundo.
Además de lo anteriormente expuesto
existen dos motivos por los que se debe evitar usar la presentación como si
se tratara de un teleprompter
|
Recibir información por diferentes canales genera
confusión
|
La gente lee más deprisa de lo que hablas por lo
tanto no resultas de utilidad
|
Está comprobado que si recibimos información de
forma escrita y oral no podemos procesar ambas a la vez con lo que acabamos
prestando atención únicamente a uno de los dos canales de información. Si a
esto le sumamos el hecho de que las diapositivas se leen en menos tiempo del
que el orador necesita para exponerlas el resultado es que la audiencia presta
atención a las diapositivas en lugar de al orador o en el peor de los casos a
ninguno de los dos.
Hay que tener en cuenta que la
presentación la da el orador, no las diapositivas. Si toda la información ya
está contenida palabra por palabra en ellas, entonces ¿para qué es necesario el
orador? Es por esto que debemos usar la presentación como un soporte visual que
refuerce y remarque el mensaje que estamos dando pero sin robarnos el foco de
atención. Hay que recordar lo que dice John Medina, biólogo molecular, en una
de las brain rules de
su libro:
Incluye únicamente
una idea por diapositiva
Alguna vez te has preguntado cuál es el coste de añadir una diapositiva….
0$. Entonces ¿porque acumulamos tanta información por diapositiva en lugar de
descomponerla en varias?
Intenta incluir únicamente una idea por diapositiva. Condensar demasiada
información sólo ayuda a perder la atención de nuestra audiencia.
Si irremediablemente tienes que incluir varias ideas en la misma
diapositiva (intenta evitar los bulletpoints) haz que estas
aparezcan secuencialmente. El uso de animaciones te puede ayudar a conseguir
que la gente mantenga el foco en la idea actual
Aplica la regla de
los tercios
A la hora de situar los elementos que van a componer la
diapositiva es interesante que no estén desparramados sino que estén
distribuidos uniformemente en el espacio de forma armónica entre sí.
Para ello es importante que nuestras diapositivas no se vean
sobrecargadas de elementos. Es primordial dejar espacios en blanco
Un truco que puede resultar de utilidad es el de aplicar la regla de los
tercios. Dicha técnica se utiliza sobre todo por fotógrafos en la composición
de fotografías de paisajes o retratos.
Para ello divide mentalmente la diapositiva en 9 cuadrantes idénticos
tal como se puede ver en la imagen anterior. Si te cuesta realizar esta
división de forma mental puedes activar la opción de ver líneas de cuadrícula
en tu software de diapositivas (en el PowerPoint puedes encontrar esta opción
dentro del menú Vista).
A partir de aquí intenta que los distintos objetos que tengas que
incluir estén en sintonía con la simetría que te ofrecen los cuadrantes
dibujados. Esto incluye tanto cuadros de texto como imágenes, gráficos….
En el siguiente ejemplo puedes ver la misma diapositiva diseñada sin
tener en cuenta esta simetría (a la izquierda) y luego la misma diapositiva
intentando mantener la simetría de los tercios (a la derecha). Para aplicar los
conceptos se ha tenido que recolocar el texto y buscar una imagen acorde con la
distribución espacial que nos convenía.
Evitar las
plantillas prefabricadas
El uso de una plantilla como fondo para las diapositivas es una práctica
muy extendida a la hora de hacer presentaciones. La idea es conseguir una
cierta homogeneidad en toda la presentación a la vez que un toque elegante y
profesional sin tener que esforzarnos.Nada más lejos de la realidad.Lo que le
da homogeneidad a la presentación no es que en todas las diapositivas se repita
el mismo logo o banner y una imagen de fondo sino que tenga un estilo propio
que esté patente de principio a fin. Usar una plantilla no da
homogeneidad sino monotonía.
Por otra parte todo el mundo acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la sensación de estar viendo algo repetido.
Por otra parte todo el mundo acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la sensación de estar viendo algo repetido.
Otro inconveniente que tiene el uso de plantillas es que en la mayoría
de las ocasiones dichas plantillas son muy oscuras o muy recargadas que es
precisamente lo opuesto a lo que nos interesa que es tener claridad y evitar
elementos superfluos. Así que no dejes que tu software defina el estilo por
ti, defínelo tú mismo.
Elige bien el tipo
y tamaño de fuente
Cualquier texto que pongamos en una diapositiva debe poder ser leído
incluso desde la última fila de la sala, de lo contrario estamos
discriminando a una parte de los asistentes. Este es un motivo más para no
incluir todo lo que vamos a decir en las diapositivas ya que las fuentes 16 ó
18 son difícilmente legibles a unos cuantos metros de distancia.
En cuanto al tipo de fuente a
utilizar hay que encontrar un equilibrio entre originalidad y
eficiencia. Cuando elijas una fuente, evita las que usa todo el mundo
(Arial) pero ojo con usar fuentes no universales. Intenta que la
fuente resulte sencilla de leer.
Está comprobado que para titulares y tamaños grandes de fuente (que es
lo que nos aplica) resultan más fáciles de leer las fuentessin serifas (sansserif)
mientras que para el texto de documentos ocurre lo contrario. En la imagen de
la izquierda puedes ver un tipo de fuente sin serifas, en el medio uno con
serifas y en la derecha las serifas resaltadas en rojo.
Usa imágenes para
ilustrar tus diapositivas
Recuerda la regla de John Medina: “El sentido de
la vista eclipsa al resto” y aprovéchalo para conseguir un mayor impacto y
atención de tu audiencia. Una buena manera es la de añadir imágenes a las
diapositivas. Da rienda suelta a la creatividad pero con criterio para que las
imágenes tengan concordancia con lo que se expone y no sean elementos superfluos
que están para adornar.
Intenta evitar el uso del Clipart a toda costa substituyéndolo por
imágenes reales ya que el efecto es muy diferente. Los objetos de clipart
tuvieron su auge a principio de los 90 pero ahora ya están muy desfasados. En
las siguientes imágenes puedes ver la diferencia de realizar la misma
diapositiva con ClipArt o con una imagen real.
Pero ¿Dónde se pueden conseguir imágenes que sean consistentes con
nuestras diapositivas y que además tengan una licencia que nos permita usarlas
sin problemas?
Existen alternativas de pago en las
que por un precio no muy elevado se pueden conseguir imágenes pero la realidad
es que poca gente quiere pagar por conseguir imágenes. Una de las mejores
fuentes de imágenes gratuitas es flickr, donde millones de usuarios cuelgan sus fotografías,
muchos de ellos con licencias CreativeCommons.
El problema es que buscar imágenes a
través de flickr puede resultar una tarea tediosa. Para solucionar esto existen
buscadores como compfight que
de un solo plumazo nos muestran muchas más fotografías tal como se puede ver en
este ejemplo:
FUENTE:
Basart, I. (2009). Creación de presentaciones efectivas. Recuperado el 03 de Agosto de 2011, de
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